Règlement sur le rapport annuel d'un ordre professionnel

chapitre C-26, r. 8

Code des professions

(chapitre C-26, a. 12, 3^e al., par. 6, sous-par. b et a. 12.2)

SECTION I
DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1. Le rapport annuel d'un ordre professionnel doit correspondre à la période d'une année financière.

Le rapport annuel doit contenir tous les renseignements exigés dans les sections II à V du présent règlement.

D. 981-2007, a. 1.

2. Les renseignements doivent être fournis pour la période de l'année financière visée et indiquer, s'il y a lieu, une absence d'activité ou une donnée nulle.

D. 981-2007, a. 2.

3. Dans les 45 jours suivant la date de son assemblée générale annuelle, l'ordre transmet 50 exemplaires de son rapport annuel, sur support papier, à l'Office des professions du Québec qui fait parvenir au ministre responsable de l'application des lois professionnelles les copies nécessaires pour le dépôt devant l'Assemblée nationale. L'ordre transmet également un exemplaire de son rapport annuel sur un support faisant appel aux technologies de l'information indiqué par l'Assemblée nationale.

Si des modifications doivent être apportées à la confection ou au contenu du rapport annuel après sa transmission à l'Office et au ministre, l'ordre les transmet sans délai à l'Office en 50 exemplaires sur support papier, sur lesquels doivent apparaître l'entête de l'ordre et la période visée. L'ordre doit également transmettre un exemplaire de ce document sur un support faisant appel aux technologies de l'information indiqué par l'Assemblée nationale.

D. 981-2007, a. 3; D. 494-2008, a. 1.

SECTION II
PRÉSENTATION

4. La présentation du rapport annuel comprend les documents suivants:

1° 3 lettres de présentation, soit:

a) une lettre du ministre au président de l'Assemblée nationale;

b) une lettre de l'ordre au ministre;

c) une lettre de l'ordre à l'Office;

2° un rapport du président de l'ordre.

D. 981-2007, a. 4.

SECTION III
RAPPORTS DES ACTIVITÉS

5. Le rapport des activités du Conseil d'administration contient:

1° le nom du président, le mode de son élection et la date de son entrée en fonction;

2° la liste des administrateurs du Conseil d'administration, la date de leur entrée en fonction, en spécifiant s'ils sont élus ou nommés et, pour les administrateurs élus, en précisant, s'il y a lieu, la région ainsi que le secteur d'activité professionnelle qu'ils représentent;

3° le nombre de réunions ordinaires et extraordinaires du Conseil d'administration;

4° la liste des employés de l'ordre et leur fonction;

5° la date de l'assemblée générale annuelle des membres de l'ordre;

6° une liste des principales résolutions adoptées par le Conseil d'administration.

D. 981-2007, a. 5.

6. Le rapport des activités du comité exécutif, si ce dernier existe, contient:

1° la liste des membres du comité;

2° le nombre de séances ordinaires et extraordinaires du comité;

3° une liste des principales résolutions adoptées par le comité.

D. 981-2007, a. 6.

7. Le rapport des activités du comité de la formation contient:

1° la liste des membres du comité;

2° le nombre de réunions du comité;

3° les conclusions du rapport de ses constatations, s'il y a lieu, et celles de ses avis.

D. 981-2007, a. 7.

8. Le rapport des activités relatives à la reconnaissance de l'équivalence de diplôme, de la formation et des autres conditions et modalités aux fins de la délivrance d'un permis ou d'un certificat de spécialiste contient, à l'égard des permis et, s'il y a lieu, des certificats de spécialiste:

1° le nombre de demandes de reconnaissance reçues, acceptées en totalité, acceptées en partie ou refusées, en spécifiant celles relatives à la reconnaissance de l'équivalence:

a) d'un diplôme délivré par un établissement d'enseignement situé hors du Québec, en précisant les diplômes délivrés au Canada et ceux hors du Canada;

b) de la formation d'une personne qui ne détient pas un diplôme requis en précisant les formations acquises, en tout ou en partie, au Canada hors du Québec ainsi que celles acquises, en tout ou en partie, hors du Canada et, s'il y a lieu, en précisant la formation à acquérir indiquée par l'ordre aux fins de cette reconnaissance;

c) des autres conditions et modalités, s'il y a lieu, en précisant celles satisfaites, en tout ou en partie, au Canada hors du Québec et celles satisfaites, en tout ou en partie, hors du Canada et, s'il y a lieu, en précisant la formation à acquérir indiquée par l'ordre aux fins de cette reconnaissance;

2° le nombre de candidats à l'exercice de la profession concernés par les demandes de reconnaissance de l'équivalence;

3° le nombre de demandes de reconnaissance reçues qui n'ont pas fait l'objet d'une décision à la fin de la période;

4° les actions menées par l'ordre en vue de faciliter la reconnaissance de l'équivalence de diplôme, de la formation ainsi que, s'il y a lieu, des autres conditions et modalités de délivrance des permis et des certificats de spécialiste.

D. 981-2007, a. 8.

9. Le rapport des activités relatives à la délivrance des permis temporaires, restrictifs temporaires et spéciaux contient:

1° le nombre de demandes de permis temporaires reçues, acceptées ou refusées, en spécifiant celles fondées sur la Charte de la langue française (chapitre C-11) et celles fondées sur le Code des professions (chapitre C-26);

2° le nombre de demandes de permis restrictifs temporaires reçues, acceptées ou refusées, en spécifiant celles fondées:

a) sur une indication de l'ordre, après examen d'une demande de reconnaissance d'une équivalence de diplôme, de la formation ou, s'il y a lieu, des autres conditions et modalités, de la formation à acquérir aux fins de la reconnaissance de chacune de ces équivalences;

b) s'il y a lieu, sur l'une ou l'autre des conditions prévues dans un règlement déterminant les autorisations légales d'exercer une profession hors du Québec qui donnent ouverture à un permis ou, s'il y a lieu, à un certificat de spécialiste ou dans un règlement établissant des permis spéciaux;

3° s'il y a lieu, le nombre de demandes de permis spéciaux reçues, acceptées ou refusées;

4° le nombre de demandes de permis temporaires, de permis restrictifs temporaires visés au sous-paragraphe a du paragraphe 2 et, s'il y a lieu, de permis restrictifs temporaires visés au sous-paragraphe b du paragraphe 2 et de permis spéciaux reçues qui n'ont pas fait l'objet d'une décision à la fin de la période;

5° les actions menées par l'ordre en vue de faciliter la délivrance des permis temporaires, des permis restrictifs temporaires visés au sous-paragraphe a du paragraphe 2 et, s'il y a lieu, des permis restrictifs temporaires visés au sous-paragraphe b du paragraphe 2 et des permis spéciaux.

D. 981-2007, a. 9.

10. Le rapport des activités relatives à la délivrance des permis ou des certificats de spécialiste contient, à l'égard des permis et, s'il y a lieu, des certificats de spécialiste:

1° le nombre de demandes reçues, acceptées ou refusées, en spécifiant celles fondées:

a) sur la détention d'un diplôme déterminé en application du premier alinéa de l'article 184 du Code des professions (chapitre C-26) et, s'il y a lieu, sur le fait d'avoir satisfait aux autres conditions et modalités ou sur la reconnaissance de l'équivalence de ces autres conditions et modalités;

b) sur la reconnaissance de l'équivalence d'un diplôme délivré par un établissement d'enseignement situé hors du Québec aux fins de la délivrance d'un permis ou, s'il y a lieu, d'un certificat de spécialiste et, s'il y a lieu, sur le fait d'avoir satisfait aux autres conditions et modalités ou sur la reconnaissance de l'équivalence de ces autres conditions et modalités;

c) sur la reconnaissance de l'équivalence de la formation d'une personne qui ne détient pas un diplôme requis aux fins de la délivrance d'un permis ou, s'il y a lieu, d'un certificat de spécialiste et, s'il y a lieu, sur le fait d'avoir satisfait aux autres conditions et modalités ou sur la reconnaissance de l'équivalence de ces autres conditions et modalités;

d) s'il y a lieu, sur la détention d'une autorisation légale d'exercer une profession hors du Québec;

2° le nombre de candidats à l'exercice de la profession ayant satisfait, s'il y a lieu, aux autres conditions et modalités de délivrance des permis et des certificats de spécialiste et ceux ayant débuté ce processus;

3° le nombre de demandes de permis et de certificats de spécialiste visés aux sous-paragraphes b et c et, s'il y a lieu, au sous-paragraphe d du paragraphe 1 reçues qui n'ont pas fait l'objet d'une décision à la fin de la période;

4° les actions menées par l'ordre en vue de faciliter la délivrance des permis et des certificats de spécialiste visés aux sous-paragraphes b et c, à l'égard de la reconnaissance de l'équivalence de la formation acquise hors du Québec ainsi que, s'il y a lieu, au sous-paragraphe d du paragraphe 1.

D. 981-2007, a. 10.

11. Le rapport des activités relatives à la garantie contre la responsabilité professionnelle contient:

1° la répartition des membres ou, s'il y a lieu, des classes de membres inscrits à la fin de la période selon le moyen de garantie;

2° le montant prévu de la garantie par sinistre et pour l'ensemble des sinistres.

D. 981-2007, a. 11.

12. Le rapport des activités relatives au fonds d'indemnisation, si ce dernier existe, contient:

1° le montant maximal que le fonds peut verser à un réclamant et à l'ensemble des réclamants par rapport à un même membre;

2° le nombre de réclamations reçues, de membres visés et le montant total de ces réclamations;

3° le nombre de réclamations acceptées en totalité, de réclamations acceptées en partie, de membres visés et le montant total des indemnités versées;

4° le nombre de réclamations refusées, de membres visés et le montant total de ces réclamations.

D. 981-2007, a. 12.

13. Le rapport des activités relatives à l'inspection professionnelle contient:

1° la liste des membres du comité d'inspection professionnelle et, s'il y a lieu, le nom de la personne responsable de l'inspection professionnelle nommée par le Conseil d'administration;

2° le nombre de réunions du comité d'inspection professionnelle;

3° le programme de surveillance générale de l'exercice de la profession et une synthèse des recommandations du comité d'inspection professionnelle;

4° le nombre de membres visités et, s'il y a lieu, le nombre de formulaires ou de questionnaires transmis aux membres et le nombre retournés au comité d'inspection professionnelle;

5° le nombre de rapports de vérification en spécifiant ceux dressés à la suite d'une visite et, s'il y a lieu, à la suite de la transmission d'un formulaire ou d'un questionnaire;

6° le nombre de membres ayant fait l'objet d'une enquête et le nombre de rapports d'enquête dressés par le comité d'inspection professionnelle;

7° le nombre de recommandations du comité d'inspection professionnelle au Conseil d'administration d'obliger un membre à compléter avec succès un stage ou un cours de perfectionnement ou de l'obliger aux deux à la fois, en spécifiant celles accompagnées d'une limitation ou d'une suspension du droit d'exercer des activités professionnelles;

8° le nombre de décisions du Conseil d'administration approuvant les recommandations du comité d'inspection professionnelle ainsi que celles que le Conseil d'administration rejette;

9° le nombre de membres ayant fait l'objet d'une information au syndic, en application du cinquième alinéa de l'article 112 du Code des professions (chapitre C-26).

D. 981-2007, a. 13.

14. Le rapport des activités relatives à la formation continue facultative organisée par l'ordre et à la formation continue obligatoire contient:

1° pour chaque activité de formation continue tenue, le nombre d'heures et le nombre de membres qui l'ont suivie en spécifiant, s'il y a lieu, si elle était obligatoire;

2° le nombre et la nature des sanctions imposées découlant du défaut de suivre les activités de formation continue obligatoire, s'il y a lieu.

D. 981-2007, a. 14.

15. Le rapport des activités du syndic contient:

1° le nom du syndic et, s'il y a lieu, des syndics adjoints et des syndics correspondants;

2° le nombre de dossiers ouverts et le nombre total de membres visés;

3° le nombre de décisions de porter plainte;

4° le nombre de décisions de ne pas porter plainte;

5° le nombre de dossiers réglés par la conciliation du syndic;

6° le nombre de dossiers demeurant ouverts à la fin de la période.

D. 981-2007, a. 15.

16. Le rapport des activités relatives à la conciliation et l'arbitrage des comptes contient:

1° le nombre de demandes de conciliation reçues;

2° le nombre de demandes de conciliation rejetées pour non-respect du délai;

3° le nombre de demandes de conciliation ayant conduit à une entente;

4° la liste des membres du conseil d'arbitrage;

5° le nombre d'audiences du conseil d'arbitrage;

6° le nombre de demandes d'arbitrage reçues;

7° le nombre de sentences arbitrales rendues en spécifiant celles pour lesquelles le compte en litige a été diminué et celles pour lesquelles il a été maintenu.

D. 981-2007, a. 16.

17. Le rapport des activités du comité de révision contient:

1° la liste des membres du comité en spécifiant ceux nommés parmi les administrateurs nommés par l'Office ou parmi les personnes dont le nom figure sur la liste dressée par l'Office;

2° le nombre de réunions du comité;

3° le nombre de demandes d'avis reçues;

4° le nombre de demandes d'avis présentées hors délai;

5° le nombre d'avis rendus répartis selon la nature de la conclusion ou de la suggestion.

D. 981-2007, a. 17.

18. Le rapport des activités du conseil de discipline contient:

1° la liste des membres du conseil;

2° le nombre d'audiences du conseil;

3° le nombre et la nature des plaintes dont l'audience est complétée par le conseil en spécifiant celles portées par le syndic ou le syndic adjoint ainsi que celles portées par toute autre personne;

4° le nombre de décisions du conseil en spécifiant celles:

a) autorisant le retrait de la plainte;

b) rejetant la plainte;

c) acquittant l'intimé;

d) déclarant l'intimé coupable;

e) acquittant l'intimé et déclarant l'intimé coupable;

f) déclarant l'intimé coupable et imposant une sanction, en précisant sa nature;

g) imposant une sanction, en précisant sa nature;

5° le nombre de recommandations au Conseil d'administration réparties selon leur nature et le nombre de décisions du Conseil d'administration relatives à ces recommandations;

6° le nombre de décisions du conseil rendues dans les 90 jours de la prise en délibéré;

7° le nombre de décisions sur la culpabilité ou sur la sanction portées en appel au Tribunal des professions;

8° le nombre d'appels sur la culpabilité ou sur la sanction dont l'audience est complétée par le Tribunal des professions et le nombre de décisions rendues.

D. 981-2007, a. 18.

19. Le rapport des activités relatives à l'exercice illégal, s'il y a lieu, et à l'usurpation de titre réservé contient:

1° le nombre d'enquêtes complétées en spécifiant celles portant sur l'exercice illégal, celles portant sur l'usurpation de titre réservé et celles portant sur les deux à la fois;

2° le nombre de poursuites pénales intentées en spécifiant celles portant sur l'exercice illégal, celles portant sur l'usurpation de titre réservé et celles portant sur les deux à la fois;

3° le nombre de jugements rendus en spécifiant ceux portant sur l'exercice illégal, ceux portant sur l'usurpation de titre réservé et ceux portant sur les deux à la fois, en précisant ceux acquittant l'intimé et ceux déclarant l'intimé coupable ainsi que le total des amendes imposées.

D. 981-2007, a. 19.

20. Le rapport des activités de tout autre comité touchant la protection du public formé par le Conseil d'administration contient:

1° le nom du comité et sa fonction;

2° la liste des membres du comité;

3° le nombre de réunions du comité;

4° le résumé des activités réalisées.

D. 981-2007, a. 20.

SECTION IV
RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX

21. Le rapport annuel contient, s'il y a lieu:

1° le nombre de permis délivrés selon la catégorie;

2° le nombre de certificats de spécialiste délivrés selon la classe;

3° le nombre d'autorisations spéciales accordées et celles renouvelées;

4° le nombre d'immatriculations délivrées;

5° le nombre de membres inscrits au tableau à la fin de la période et leur répartition selon:

a) la région administrative conformément à la description et à la carte de délimitation apparaissant à l'annexe I du Décret concernant la révision des limites des régions administratives du Québec (chapitre D-11, r. 1);

b) le sexe;

c) la classe de membres établie aux fins de la cotisation;

6° le montant de la cotisation annuelle et de toute cotisation supplémentaire que doivent payer les membres ou certaines classes d'entre eux, ainsi que la date de leur versement;

7° le nombre de membres inscrits au tableau à la fin de la période détenant:

a) un permis temporaire;

b) un permis restrictif;

c) un permis restrictif temporaire;

d) un permis spécial;

e) un permis selon la catégorie;

f) un certificat de spécialiste selon la classe;

8° le nombre de membres inscrits au tableau à la fin de la période qui exercent leurs activités professionnelles au sein d'une société en précisant le type de celle-ci;

9° le nombre d'inscriptions au tableau en précisant le nombre de premières inscriptions;

10° le nombre d'inscriptions au tableau avec limitation ou suspension du droit d'exercer des activités professionnelles;

11° le nombre de radiations du tableau selon le motif;

12° le nombre de suspensions ou de révocations de permis selon la catégorie;

13° le nombre de certificats de spécialiste révoqués selon la classe.

D. 981-2007, a. 21.

SECTION V
ÉTATS FINANCIERS

22. Les états financiers sont présentés, pour chaque fonds existant, selon les principes comptables généralement reconnus énoncés au Manuel de l'ICCA, Toronto, Institut canadien des comptables agréés.

D. 981-2007, a. 22.

23. Les revenus de l'état des résultats sont répartis, pour chaque fonds existant, selon les postes suivants:

1° les cotisations, en spécifiant celles qui sont annuelles et celles qui sont supplémentaires;

2° les primes pour le régime collectif ou pour le fonds d'assurance de la responsabilité professionnelle ainsi que pour le fonds d'indemnisation;

3° les frais reçus des candidats à l'exercice de la profession et à l'obtention d'un certificat de spécialiste et ceux relatifs à l'inscription au tableau de même qu'aux demandes d'autorisations spéciales;

4° les produits de la vente de documents;

5° les frais reçus pour les activités de formation continue;

6° les amendes;

7° les revenus de placements;

8° les autres revenus.

D. 981-2007, a. 23.

24. Les dépenses de l'état des résultats sont réparties, pour chaque fonds existant, selon les activités suivantes:

1° les activités relatives à la délivrance de permis, de certificats de spécialiste et d'autorisations spéciales ainsi qu'à la reconnaissance de l'équivalence de diplôme, de la formation et des autres conditions et modalités aux fins de la délivrance d'un permis ou d'un certificat de spécialiste;

2° les activités du comité de la formation;

3° les activités relatives à la garantie contre la responsabilité professionnelle;

4° les activités relatives au fonds d'indemnisation;

5° les activités relatives à l'inspection professionnelle;

6° les activités relatives à la formation continue facultative organisée par l'ordre et à la formation continue obligatoire;

7° les activités du syndic;

8° les activités relatives à la conciliation et l'arbitrage des comptes;

9° les activités du comité de révision;

10° les activités du conseil de discipline;

11° les activités relatives à l'exercice illégal et à l'usurpation de titre réservé;

12° les activités de communication;

13° les autres activités.

D. 981-2007, a. 24.

25. Les dépenses associées à chacune des activités mentionnées à l'article 24 sont réparties entre les catégories suivantes, s'il y a lieu:

1° les frais directs qui comprennent tous les frais directement imputables à une activité et qui sont facilement déterminables;

2° la quote-part des frais d'administration générale qui comprennent toutes les dépenses qui ne sont pas considérées comme des frais directs d'une activité.

D. 981-2007, a. 25.

26. Le présent règlement remplace, à compter de la période de l'année financière se terminant en 2008, le Règlement sur les normes relatives à la rédaction et au contenu du rapport annuel des ordres professionnels (R.R.Q., 1981, c. C-26, r. 4).

Toutefois, pour les périodes des années financières se terminant en 2008 et en 2009, un ordre peut continuer d'appliquer la section V du règlement remplacé. Si un ordre applique la section V du présent règlement pour la période de l'année financière se terminant en 2008, il doit continuer de l'appliquer pour la période de l'année financière se terminant en 2009.

D. 981-2007, a. 26.

27. (Omis).

D. 981-2007, a. 27.

RÉFÉRENCES
D. 981-2007, 2007 G.O. 2, 4561
D. 494-2008, 2008 G.O. 2, 2919
L.Q. 2008, c. 11, a. 212